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Optimisation de la gestion documentaire en entreprise
Article
Publié le : 22 / 07 / 2008
[Information archivée depuis le 21/09/2008] |
Ricoh France, en coopération avec Marketor - bureau de conseil et d'études sectorielles du monde IT, publie un rapport d'enquête sur l'optimisation de la gestion documentaire en entreprise. Réalisée de janvier à fin mars 2008, l'étude a été principalement menée auprès des Directions Administratives et Financières et Directions des Systèmes d'Information. Le but premier de cette enquête est de répondre à la question suivante : Comment mieux partager les connaissances grâce à des solutions innovantes de gestion de l'information et des documents ?
Au sein des entreprises, la régulation des flux de documents et d'informations qui pénètrent, sortent ou circulent à l'intérieur de l'entreprise est aujourd'hui un élément clé pour un fonctionnement proactif. L'étude menée a permis d'affirmer que le document est une problématique majeure au sein de l'entreprise et qu'il joue un rôle stratégique au niveau de son management et de sa réactivité. En effet, la croissance exponentielle du volume documentaire papier et un traitement souvent manuel sont à l'origine de nombreux inconvénients et coûts cachés qui restent ignorés ou mal connus.
La GEIDE, un outil indispensable de l'entreprise
L'étude a révélé une préoccupation croissante des décideurs quant à la mise en place d'une stratégie documentaire optimisée. La GEIDE est en effet perçue comme améliorant la gestion des données et comme un outil d'aide à la décision puisqu'elle facilite l'accès, la sécurisation et la circulation des informations à l'ensemble des collaborateurs. De plus, l'espace de stockage étant beaucoup plus abordable en méthode électronique, les entreprises réalisent également des gains conséquents sur les coûts liés au classement. Pour la plupart des personnes interrogées, l'installation d'une GEIDE constitue donc réellement une étape clé pour l'activité de l'entreprise, que celle-ci soit ou non externalisée.
Les solutions RICOH
Ricoh propose à ce titre des solutions documentaires afin d'optimiser la gestion des fonds et flux documentaires de l'entreprise, nommées Pay Per Page et Pay Per Flow.
Après un audit et une analyse complète des besoins, des applications et des éléments financiers liés aux matériels utilisés, Ricoh France propose au client une solution adaptée et met en place un contrat personnalisé. Elle détermine un tarif unique pour toute page éditée, qu'elle soit photocopiée, imprimée ou télécopiée, qui intègre l'ensemble des coûts liés à l'impression (coûts financiers, consommables et services). Ricoh offre ainsi au client un panorama global et clair de son utilisation des documents, tout en permettant une gestion plus saine et plus profitable de ses fonds et de ses flux documentaires.
L'étude a donc permis de mieux comprendre les problématiques et les enjeux actuels des entreprises en matière de gestion documentaire. Aujourd'hui le partage des compétences, des informations et des documents est plus que nécessaire pour garder réactivité et compétitivité, c'est un véritable enjeu. Par la maîtrise du capital documentaire (via ses solutions Pay Per Page et Pay Per Flow), Ricoh apporte à l'entreprise une réponse précise à sa volonté de performance.
Ricoh France
| | Source : cfo-news.com
http://www.cfo-news.com
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