Les règles d'or d'une réunion de travail efficace et fructueuse

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Publication : 17 / 08 / 2007
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ORGANISATION. Il faut poser un cadre clair, canaliser les débats et accepter la contradiction.

Hélène Koch
Vendredi 17 août 2007

Qui n'a jamais soupiré, levé les yeux au ciel, regardé sa montre et répondu discrètement à ses messages à l'occasion de séances de travail trop longues, trop bavardes, et finalement inutiles? Animer efficacement une séance est un art que bien peu possèdent. Plusieurs spécialistes livrent ici quelques clés indispensables pour diriger intelligemment une réunion professionnelle et la rendre fructueuse.

• Préparer en amont

Première règle, il faut l'organiser suffisamment à l'avance. De nombreux animateurs négligent cette phase de préparation, pourtant essentielle. En effet, elle détermine en grande partie le succès ou l'échec de la réunion. «La première question à se poser est celle de l'utilité réelle de la réunion. Certains problèmes se règlent parfaitement par téléphone ou par visioconférence», lance Pierre-Alain Graf, conseiller en formation au centre de formation en management CRPM à Lausanne.

Ce préalable posé, le responsable doit trier les participants. «Il se demandera qui doit vraiment assister - ou pas - à la réunion. Par exemple, certaines personnes interviennent en début de projet, puis leur rôle s'arrête», illustre Pierre-Alain Graf.

Amenée à conduire de nombreuses réunions, notamment dans une PME industrielle, puis d'un grand syndicat, Diane Rheinard relève également l'importance de ces réflexions préalables: «Les participants doivent être informés des objectifs à atteindre et ils doivent s'y préparer», explique-t-elle.

Diane Rheinard souligne également l'importance de règles transparentes: «La personne désignée pour mener la séance devra vraiment la diriger, quel que soit son niveau hiérarchique dans l'entreprise.» Autre bon réflexe, déterminer si possible à l'avance le temps consacré à chaque point. Il faut également désigner la personne qui prendra le PV, ou préciser le matériel et la documentation à apporter.

• Entrée en matière claire

Une fois l'heure H arrivée, il s'agit de prendre un bon départ. «Rien de tel que de commencer par quelques minutes de récapitulation en rappelant, par exemple, les décisions prises lors des précédentes réunions et en précisant leur stade d'avancement et ce qu'il reste à faire. Cela permet aux gens de se refamiliariser avec les thèmes de la réunion», estime Jérôme Favoulet, président de la Fondetec, Fondation pour le développement des emplois et du tissu économique en ville de Genève.

Pour sa part, Pierre-Alain Graf préconise de lancer d'emblée quelques pistes. «Arriver en proclamant: il y a tel problème, je veux en discuter avec vous», c'est déjà mal parti. Il est préférable soit de proposer des solutions, soit d'émettre deux ou trois suppositions sur l'origine du problème. Ce qui permet de canaliser la discussion.

D'autre part, il est important de rappeler aux participants, en toute transparence, les objectifs de la réunion. Cette précaution permet de la cadrer d'emblée. Par exemple, en remémorant aux participants que le but de la rencontre est d'organiser le passage de l'ancien système informatique au nouveau, et rien d'autre. Faute d'un tel rappel, le risque est grand que les participants remettent une fois de plus en question l'utilité de ce changement, une question déjà longuement débattue, mais relancée par ceux à qui la décision n'avait pas convenu.

• Vérifier le niveau d'attention

Pour être efficace, une séance a besoin de l'écoute de chacun. Et pour s'assurer de l'attention générale, rien de tel que de prévenir les participants qu'ils devront répondre à la fin de la séance à un certain nombre de questions.

Ce système est particulièrement utile lorsque la finalité de la réunion est de mettre en place une démarche continue, par exemple pour améliorer la qualité d'un service ou d'un processus de fabrication. «Quand les gens savent qu'on va leur demander ce qu'ils ont retenu, ils se concentrent davantage au lieu de se dire qu'ils sont là pour boire un café», résume Diane Rheinard, qui utilise ce procédé systématiquement, quel que soit le type de séance.

En faisant reformuler ce qui a été dit, on s'assure en effet que chacun est au clair sur les sujets traités et sur ses missions respectives pour la suite des opérations. Les questions seront formulées à la forme positive, on demandera aux gens ce qu'ils ont compris, plutôt que ce qui leur a échappé.

• Gérer les rôles de chacun

Connaître à l'avance le tempérament de chaque participant est également utile. Il y a l'enthousiaste prêt à se lancer dans tout nouveau projet, le suiveur, mais aussi le contestataire. Ce dernier est souvent craint par celui qui mène la réunion, qui aura alors pour réflexe de le neutraliser autant que possible. Jérôme Favoulet préconise au contraire de laisser s'exprimer le contradicteur, car celui-ci joue aussi un rôle utile: «Il force les autres à argumenter. Le convaincre est un galop d'essai avant de communiquer plus largement une décision.»

La personne qui dirige la séance doit aussi être attentive à ce que chacun s'exprime, afin de lutter contre la tendance naturelle de certains à monopoliser la parole. «Je me souviens d'un directeur technique tessinois qui pouvait parler durant toute la séance. Comme je le savais, je lui disais: tu as cinq minutes pour présenter ce que tu as fait», explique Diane Rheinard.

• Support visuel

S'appuyer sur un support visuel, quel qu'il soit, aidera aussi l'animateur. Par exemple, une présentation PowerPoint, que l'on peut compléter au fur et à mesure avec l'aide des participants. De cette manière, on pourra distribuer le résultat de la réunion immédiatement, ou en tout cas très vite. «Cela permet de s'inscrire dans une dynamique. Dès l'issue de la réunion, chacun sait ce qu'il a à faire. En revanche, s'il ne reçoit le PV que deux semaines après, cet élan est perdu», estime Jordi Montserrat, responsable romand de Venturelab, organisation fédérale destinée à encourager l'entrepreneuriat.

• Prévoir un suivi

Concernant le suivi des réunions, il est également judicieux de déterminer les outils que l'on va utiliser pour communiquer. Par courriel, par téléphone? Rien ne sert de recourir à l'Intranet si la moitié des gens ne l'utilise pas. Un cas auquel Jordi Montserrat s'est déjà retrouvé confronté. Autre réflexe à avoir, celui de personnaliser la communication. Car les gens sont noyés sous l'information. Il est également possible de rappeler à chacun les points du PV qui le concernent en particulier.

Autant de mesures qui permettront à chacun d'être bien préparé pour la réunion suivante.




Source LETEMPS.ch