La gestion et l’enregistrement de formulaires : un axe de qualité et de productivité

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Publication : 24 / 05 / 2012
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Gagner en qualité et en productivité est de nos jours une priorité pour nombre d’entreprises qui souhaitent optimiser leurs processus internes et accroître leur performance opérationnelle. Au regard de ces éléments, il paraît nécessaire d’aborder un pan central de ce dispositif au combien stratégique : la gestion et l’enregistrement de formulaires.

Des systèmes plus ou moins élaborés existent avec parfois des démarches standardisées et normalisées mais peu s’appuient sur des technologies et des règles de l’art intégrant les orientations métier des entreprises. Ce constat est particulièrement saisissant pour les entreprises bénéficiant d’une offre complexe, et de processus de gestion et de traitement avancés.

Bien entendu, un tel traitement doit nécessairement s’inscrire dans le cadre d’une démarche agile de gestion électronique de documents. Ce point d’agilité est important et se positionne comme un réel facteur de succès, notamment pour l’appropriation de l’outil par des fonctionnels. L’idéal est de déployer une base documentaire et des formulaires d’enregistrement directement dans un espace Intranet ou au sein d’un portail collaboratif.

Au niveau de la génération des formulaires, il est nécessaire d’en maîtriser leur création et ce, sans code, sans développements complexes et donc de manière intuitive. En ce sens, l’outil informatique apporte une réponse pertinente. Un tel dispositif peut notamment répondre à tous les besoins métiers de l’entreprise : enregistrement des commandes pour les achats, demandes de formations pour les ressources humaines, gestion de la qualité avec réclamations clients, plan d’actions, audit, gestion de la sécurité et des risques…. Dans ce contexte, la création, l'analyse, le traitement, la vérification et la clôture des opérations se fait en temps réel directement à partir de formulaires.

Dans un souci de simplicité, il est important de soigner l’interface et de proposer des outils graphiques et ergonomiques pour que les utilisateurs se connectent sur des environnements 100 % web (parfois mobiles du type Smartphone et tablette), à partir desquels ils pourront rapidement intervenir et gérer toutes les actions à mener. Ce point mérite d’être particulièrement soigné.

Enfin, nous pouvons rapidement mentionner les principaux avantages d’une approche orientée gestion et enregistrement des formulaires :

• Une maîtrise de la création de ses propres formulaires sans connaissance informatique
• Une simplification de la réalisation des actions et tâches en chaîne
• Une simplification des échanges entre collaborateurs
• Une réalisation plus simple des rapports et reporting

Gérer et enregistrer ses formulaires permet donc d’accéder à une plus-value tangible et génératrice de qualité et de productivité. Les professionnels doivent donc prendre en compte ces formidables leviers qui leur permettront de gagner en performance et de renforcer leur qualité de service grâce à une démarche industrielle et normalisée.

Emmanuel DERRIEN
Directeur de Qual'Net