Tout système a une finalité sinon il n'aurait pas de raison d'être. On conçoit un système avec des objectifs de performances (résistance, endurance, plaisance …). Il faut donc avant de le concevoir connaître exactement ce que l'on attend de lui. L'AF externe permet de traduire les attentes des utilisateurs en fonctions afin d'exprimer ce besoin sous forme de cahier des charges.

a - But et limite de l'étude

Avant d 'entrer dans le vif du sujet il est primordial de ne pas court-circuiter ces étapes afin d'atteindre tous les objectifs de départ.

But

Il s'agit de savoir à quoi va servir cette étude. Veut-on diversifier la gamme de produits actuel, accrocher un nouveau marché ou encore valoriser un savoir faire. Ceci aura des répercussions sur les mises en œuvre en terme de compétences, délais ou niveau de détail de l'étude qu'il faut prévoir depuis le début.

Limite de l'étude

Si on ne pose pas de limite, cette étude pourrait durer 20 ans ou encore nécessiter 15 personnes. Il s'agit de bien faire connaître les contraintes comme :
- Délais
- Budget alloué
- Normes applicables
- etc...

b - Démarche

Juste avant de commencer la démarche il faut préciser les limites du produit.

Exemple : prenons un client qui veut un système pour écouter de la musique avec comme source d'énergie " des piles ". Il faut savoir si les piles font partie du système étudié ou pas. En effet si les piles font parties de la limite du produit on pourrait concevoir des piles non standard (ce qui ne serait pas la même chose pour le client).

Déroulement synthétique de l'analyse fonctionnelle :