Le kaïzen est un processus d'amélioration différent des processus traditionnels qui spécialisent chacune des phases d'amélioration.

Une équipe non spécialisée s'occupera de réaliser toutes les étapes du kaïzen.

La deuxième étape d'un kaïzen, le pré-kaïzen est l'étape d'analyse de la situation actuelle.

En kaïzen l'analyse de la situation actuelle se fait en creusant, creusant et creusant de façon à transformer les opinions et les données cueillies en faits.

Dans un kaïzen d'une durée de 10 jours, 2 journées doivent être consacrées à la sensibilisation des membres de l'équipe soit à :

l'explication aux membres des principes Kaizen :

- la théorie (classe mondiale, valeur ajoutée, gaspillage)
- la revue des cas vécus
- les principaux outils utilisables.

à la revue sommaire du processus à étudier, il s'agit de faire le schéma des principales étapes du processus étudier.

et à la visite des lieux, schéma en main avec des "Post-it" deux couleurs pour la collecte des problèmes et des solutions.

Le reste du pré-kaïzen (3 jours ) doit être consacré à l'étude de la situation actuelle, c'est à dire :

à détailler les étapes du processus,

à définir les catégories, il s'agit de regrouper les produits ou les processus en famille

à déterminer pour chaque étape son contenu en valeur ajouté (VA) ou non-valeur ajoutée (NVA). Il faut déterminer en fait si l'étape contient des déplacements (NVA), des attentes (NVA), de l'entreposage (NVA), de l'inspection (NVA), des opérations (VA)…etc.

à dessiner le flux des produits pour chacune des catégories sur le schéma. Pour ce faire il faut avoir un plan à l'échelle (du local et de l'équipement ) et tracer le flux sur ce plan en indiquant l'entrée et la sortie des produits fabriqués.

à calculer pour chacune des étapes : les distances parcourues, les temps requis, les capacités de production, le nombre de pièces pouvant être produites dans un quart de travail.

à calculer pour chacune des catégories :
- le temps de cycle,
- le ratio VA / NVA.

Les premiers cinq jours sont consacrés à bien connaître la situation dans son ensemble sans penser à des solutions immédiates.

Il est primordial à cette étape d'amasser des données écrites vérifiables.

Il est normal au départ d'obtenir des opinions mais rapidement il faut commencer la cueillette de données pour en arriver à établir des faits à partir desquels il sera possible de se donner des cibles d'amélioration.

En conclusion le pré-kaïzen exige à CREUSER, CREUSER, CREUSER et CREUSER pour bien connaître la situation avant de penser à l'améliorer.