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Audit Interne

Définition

Examen méthodique et indépendant en vue de déterminer si les activités et résultats relatifs à la qualité satisfont aux dispositions préétablies & si ces dispositions sont mises en oeuvre de façon effectives et sont aptes à atteindre les objectifs.

NOTES :
L'audit Qualité s'applique essentiellement mais n'est pas restreint à un système Qualité ou à des éléments de celui-ci, à des processus, des produits ou des services.

Processus systématique, indépendant et documenté permettant d'obtenir des preuves et de les évaluer de manière objective pour déterminer dans quelle mesure les critères d'audit sont satisfaits.

Principes généraux

  • L'audit est un outil de management source d'information pour actions de la Direction.
  • Objectivité, indépendance et transparence dans la planification.
  • Approche systématique et cohérence.
  • Déontologie.
  • confidentialités dans les résultats.

Mesure d'un écart

Mesure d'un écart d'audit
  • 1 - Zone de conformité / efficacité
  • 2 - Ecarts documentaire
  • 3 - Ecarts d'application
  • 4 - Sur qualité

Le référentiel peut être un référentiel ISO (ISO 9001 / ISO TS 169494) ou autre. Le système correspond au système de management de la qualité (procédures, instructions, manuel qualité, ...)

Référentiel / normes / attentes / exigences

  • Documents internes propres à l'entreprise auditée:
  • Manuel d'organisation ( qualité, environnement, etc ...).
  • Procédures internes.
  • Règles écrites d'organisation décrivant :
    • les fonctions
    • Les responsabilités et autorités.
    • Les démarches pour parvenir à l'objectif recherché.
  • Document que le client impose contractuellement à l'entreprise auditée:
    • Commandes,
    • spécifications,
    • cahier des charges
  • Documents normatifs ou réglementaires applicables
    • Normes de sécurité,
    • lois & décrets,
    • codes ICPE,
    • ...
  • Audit produit

    Spécifications, Plans, Cahier des charges ...

    Audit processus

    Modes opératoires, Matrices de polyvalences et polycompétences, Gammes de contrôle, Synoptiques de fabrication, Capabilité ...

    Audit système

    Manuel Qualité / Environnement, Organigramme, Procédures organisationnelles, Instructions et/ou modes opératoires, Normes et réglements

    Types d'audit

    Type d'audit Intervenants Objectifs
    Interne Auditeurs internes
    • Améliorer le fonctionnement.
    • Accroître la confiance en interne.
    Fournisseurs Auditeurs Clients Donner confiance au client.
    Certification Organismes accrédités Prouver à l'ensemble des clients ( nationaux & internationaux ) qu'ils peuvent avoir confiance.

    Catégories d'audit

    Les catégories La situation examinée
    Audit produit
    • Un travail
    • Un matériau
    • Un matériel
    Audit processus Enchaînement des opérations de production et spécifications pour élaborer tout ou partie d'un produit.
    Audit système Dispositions et règles d'organisation auxquelles est soumis tout ou partie du personnel.

    Audit ou diagnostic

    AUDIT DIAGNOSTIC
    • Examen méthodique et / ou normalisé
    • Champs préétabli : système, procédé, produit, services
    • Référentiels : dispositions préétablies
    • Détermine la conformité
    • Relève les domaines possibles d'amélioration
    • Est un constat, une photographie
    • Méthode spécifique au consultant
    • Champs : entreprise, politique sociale ou commerciale, ...
    • Pas de réferentiel
    • Evalue un état et les conséquences des dysfonctionnements
    • Recherche des points fort et des point faibles
    • Donne des solutions

    Objectif d'un audit

    • Déterminer la conformité où la non conformité des éléments du système Qualité aux exigences prescrites.
    • Déterminer l'efficacité du système qualité mis en oeuvre à satisfaire aux objectifs qualité prescrits.
    • Donner à l'audité l'occasion d'améliorer son système Qualité.
    • Satisfaire aux exigences réglementaires.
    • Permettre l'enregistrement du système Qualité de l'organisme audité.

    Objectif des différents audits

    • Audit produit : Prouver l'efficacité du plan de surveillance
    • Audit processus : Prouver l'efficacité d'un processus
    • Audit système: prouver l'efficacité d'une organisation

    " Le temps où l'on se contentait de mesurer la conformité est révolu ..."

    Aujourd'hui, nous devons mesurer l'efficacité ( atteinte des objectifs ) voir l'efficience * ( atteinte des objectifs et consommation minimum de ressources).

    * rapport ressources / efficacité

    Audit qualité

    • Outil pour vérifier en interne.
    • Outil pour evaluer en externe.

    Les pratiques et dispositions mises en place pour : DONNER CONFIANCE

    Objectif de l'audi interne

    Permettre au chef d'entreprise ou au responsable d'un secteur de vérifier la mise en oeuvre des dispositions, leurs adéquation à l'objectif recherché pour maintenir et améliorer le système Qualité / de management environnemental.

    QUOI ? QUI ?
    Déclenchement Direction

    - de l'entreprise.
    - du département.
    - du service concerné.
    Exécution - Un service ou cellule spécialisé.
    - Eléments étrangers au secteur.
    - Eléments extérieurs à l'entreprise
    Conclusion - Soumise à l'autorité chargée du secteur audité
    Exploitation - Interne à l'entreprise

    Audit externe

    Types d'audit externe

    • Audit externe d'évaluation
    • Pour s'assurer de l'aptitude d'un fournisseur à produire la Qualité souhaitée.

    • Audit externe de suivi
    • Pour vérifier périodiquement l'application des dispositions contruactuelles retenues suite à l'audit d'évaluation.

    • Audit externe d'habilitation ( Certification )
    • Pour connaître l'aptitude d'un fournisseur à faire partie d'une certaine catègorie définie au préalable ( à sa demande ou imposé ).

    Guide d'audit d'une procédure

    L'audit d'une procédure doit permettre d'évaluer 4 points :

    Circuit

    • Définition correcte des autorités
    • Présence des bouclages nécessaires
    • Précision des points de passage obligés

    Maîtrise technique

    • Outils utilisés : appréciation de leur valeur et de leur adéquation à l'objectif.
    • Description du savoir faire
    • Définition des entrées / sortir
    • Critères de choix.

    Validation

    • Sur le fond.
    • Sur la forme

    Mémorisation

    • Traçabilité documentaire
    • et / ou traçabilité physique

    Méthodologie de l'audit

    Méthodologie de l'audit

    Déroulement de l'audit

    Déroulement de l'audit

    Programmation

    Autorités - Objectifs - Etendues

    L' autorité nécessaire pour diriger des programmes d'audit est conférée par la Direction de l'organisme.

    Ces objectifs peuvent se fonder sur :

    • des priorités de le Direction,
    • des orientations commerciales,
    • des exigences relatives au système de management,
    • des exigences réglementaires,

    L'étendue du programme d'audit et sa préparation tient compte de facteurs tels que :

    • les types, la durée et la fréquence des audits à réaliser,
    • le secteur industriel ou le type d'affaires,
    • le nombre, la situation, l'importance, la complexité et la localisation des activités à auditer,
    • les Normes, les réglementations, la législation, les politiques et les autres critères d'audit,
    • le besoin d'accréditation et d'enregistrement / de certification,
    • les résultats de programmes d'audit précédents,
    • la langue, les aspects culturels et sociaux,
    • la recherche et le développement,
    • l'influence des parties intéressées

    Responsabilités - Ressources - Procédures

    La responsabilité de la Direction des programmes d'audit est attribuée à un ou plusieurs responsables de programme d'audit.

    Les besoins en ressources peuvent comprendre :

    • des ressources financières pour développer, mettre en oeuvre diriger et améliorer les activités d'audit.
    • les outils et techniques d'audit, la durée, les déplacements, et autres besoins liés aux audits,
    • les auditeurs et les experts techniques qui peuvent être nécessaires pour soutenir les activités d'audit,
    • un programme de formation pour obtenir et préserver les compétences des auditeurs et améliorer les performances.
    • Une expertise linguistique et la compréhension des aspects culturels et sociaux.

    Compétences des auditeurs

    Il est recommandé que les auditeurs aient reçu une formation pour développer les connaissances et les capacités nécessaires à la réalisation d'audits. Cette formation peut être effectuée par l'organisme dans lequel travaille l'auditeur ou par un organisme externe.

    Les auditeurs doivent êtres formés dans les domaines suivants :

    • La connaissance des normes par rapport auxquelles les audits des systèmes de management de la qualité et de management environnemental peuvent être effectués.
    • Les techniques d'examen, de questionnement, d'enregistrement des informations, d'évaluation et de compte rendu.
    • Les aptitudes nécessaires pour communiquer et planifier, organiser et diriger un audit.

    Les connaissances, les capacités et les qualités personnelles peuvent être obtenues par la formation, et leur obtention peut être démontrée au moyen d'examens oraux ou écrits ou d'observations directes.

    Mise en oeuvre du programme d'audit

    La mise en oeuvre de chaque programme d'audit comprend :

    • la documentation et la communication du programme d'audit,
    • les activités de coordination et de planification,
    • la désignation d'auditeurs et d'équipes d'audit,
    • l'attribution des ressources nécessaires aux équipes d'audit,
    • la réalisation d'audits conformément aux programmes d'audits,
    • la revue des enregistrements d'audits,
    • la revue et la diffusion des rapports d'audit au client de l'audit et aux autres parties spécifiées,
    • les activités de suivi d'audits.

    Surveillance - Revue du programme d'audit

    Il convient de surveiller et de revoir le programme d'audit pour évaluer si les objectifs ont été atteints et pour identifier des opportunités d'améliorations.

    Il est recommandé d'effectuer la surveillance à l'aide d'indicateurs de performances tels que :

    • les performances des auditeurs et des équipes d'audit,
    • la conformité aux programmes d'audit et de plannings,
    • les retours d'information positifs et négatifs du client, de l'audité et des auditeurs.

    Une revue de programme d'audit est organisée en examinant les résultats de la surveillance.

    Enregistrements

    Il convient de conserver des enregistrements comme défini dans des procédures documentées, pour démontrer le fonctionnement efficace du programme d'audit.

    Ces enregistrements comprennent généralement :

    • les enregistrements de programme d'audits tels que les résultats des revues de programmes d'audit
    • les enregistrements d'audits tels que plans d'audits, rapports d'audit, rapports de non conformités, rapports d'actions correctives,
    • les enregistrements relatif au personnel d'audit tels que les enregistrements relatifs à la qualification, la formation et les compétences.

    Plannification

    Objectifs- Champs

    Il convient de fonder chaque audit individuel sur des objectifs, un champ et des critères d'audit clairement définis.

    Les objectifs d'audit sont par exemples :

    • déterminer la conformité du système de management à des exigences spécifiées,
    • évaluer la conformité aux exigences légales,
    • confirmer l'efficacité du système de management mis en oeuvre à atteindre des objectifs spécifiés.

    Le champs de l'audit décrit l'étendue et les limites de l'audit en termes de facteurs tels que l'emplacement physique, les activités et les processus.

    Constitution de l'équipe d'audit

    L'équipe d'audit est établie par les responsable du programme d'audit et peut se composer d'auditeurs, d'auditeurs en cours de formation et d'experts techniques, travaillant sous la Direction du responsable de l'équipe d'audit.

    Pour décider de la taille et de la composition de l'équipe d'audit, il est recommandé de tenir compte des éléments suivants:

    • Les objectifs, le champs, les critères, le ou les localisation(s) et la durée estimée de l'audit,
    • les exigences en matière de compétences, y compris la langue,
    • la nécessité de préserver l'indépendance de l'équipe d'audit par rapport aux activités à auditer et d'éviter les conflits d'intérêts,
    • la capacité des membres de l'équipe d'audit à travailler ensemble pour optimiser leurs compétences et intéragir efficacement avec l'audité de manière à obtenir la combinaison collective de connaissances, d'aptitudes et de qualité personnelles, nécessaire pour effectuer l'audit de manière efficiente.
    • le client de l'audit ou l'audité à le droit de demander le remplacement de membres particuliers de l'équipe d'audit pour des motifs valables.

    Préparation

    Le responsable d'audit élabore avec les auditeurs un plan pour les activités d'audit qui comprend :

    • Définition de la finalité de l'audit.
    • ( but, à quoi sert-il ? )

    • Délimitation du champs de l'audit.
    • ( périmètre, terrain de jeu : une activité, un service - l'identification des sites, des activités ou des processus du système de management de l'audité qui sont essentiels pour atteindre les objectifs de l'audit.)

    • Connaissance de l'entité auditée
    • Prendre connaissance de l'activité ( documentation & matériel, la (les) langue(s) de travail et de rapport d'audit ).

    • Instruction des dossiers
    • Etablissement d'un questionnaire

    • Guide d'entretien ( avec thèmes )
    • Elaboration d'un plan d'audit

    • Notification
    • Pas d'audit surprise, un audit doit être programmé.

      Réunion d'ouvreture

      Auditeurs - Responsables fonctions auditées

      Sous la responsabilité du responsable de l'équipe d'audit, la réunion d'ouverture comprend :

      • la présentation mutuelle des participants, y compris un résumé de leur rôles et un encouragement à une participation active à l'audit,
      • la revue des objectifs et champs de l'audit,
      • l'accord sur le calendrier de l'audit et d'autres dispositions pertinentes, avec l'audité, par exemple le moment et la date de la réunion de clôture, toutes les réunions intermédiaires entre l'équipe d'audit et la Direction de l'audité, et tout changement de dernière minute,
      • une courte présentation des méthodes et procédures à utiliser pour mener l'audit,
      • la confirmation de circuits de communication officiels entre l'équipe d'audit et l'audité,
      • la confirmation de la disponibilité de toutes les ressources et installations nécessaires à l'équipe d'audit,
      • la confirmation des questions relatives à la confidentialité,
      • la confirmation de l'existence de procédures de sécurité, d'urgence et de contrôle d'accès pour l'équipe d'audit,
      • la confirmation que pendant l'audit, l'audité sera tenu informé de l'avancement et que, si les objectifs de l'audit se révèlent irréalisables, le responsable de l'équipe d'audit en analysera les raisons avec l'audité et le client de l'audit.
      • la confirmation de la disponibilité, des rôles et de l'identité de tous les guides,
      • Dans de nombreux cas, une démarche simplifiée peut être adoptée, en fonction des objectifs et du champs de l'audit.

      Réunion d'ouverture

      Accueil par la Direction du secteur audité

      Présentation des auditeurs et des interlocuteurs du secteur audité.

      résentation des organismes audités et auditeurs.

      • par la Direction du secteur audité
      • Par le responsable d'audit

      Présentation de la réunion.

      Plan de la réunion : Explication de la démarche d'audit :

      • Finalité.
      • Champs.
      • Programme ( modification éventuelle compte tenu des contraintes ).
      • Déontologie des auditeurs : pas de culpabilisation, pas d'inquisition.
      • Objectif de l'audit : mettre en place des actions de progrès.
      • Confidentialité des auditeurs.

      Conduite

      Reccueil - Vérification d'informations

      Les informations peuvent être obtenues et vérifiées de différentes façons et auprès de différentes sources, telles que :

      • entretiens,
      • observation des activités, de l'environnement et des interfaces entre les fonctions,
      • documentation, par exemple politique, objectifs, plans, procédures documentées, instructions, licences et permis, spécifications, dessins, commandes,
      • enregistrements, tels qu'enregistrement de contrôle, procès verbal de réunion, rapport ou registre de réclamations clients, rapports d'audit, programmes de surveillance et résultats de masures existants,
      • résumés et analyse des données, mesures et indicateurs de performance.
      • rapports provenants d'autres sources, par exemples retours d'information du client, rapports externes et évaluations de fournisseurs.

      Constats d'audit

      Constats : évaluation des preuves recuellies par rapport aux critères d'audit. Un constat d'audit peut être une conformité ou une non-conformité.

      Les membres de l'équipe d'audit revoient leurs constats à intervalles adéquats au cours de l'audit, et notamment avant la réunion de clôture avec l'audité.

      Les non-conformités par rapports aus exigences spécifiées sont identifiées et enregistrées de manière claire et concise, comprise par l'audité et corroborées par des preuves d'audit. Il y a lieu de revoir les non-conformités avec un représentant de l'audité approprié pour obtenir un constat de faits. Par sa reconnaissance des faits, l'audité indique que les faits contenus dans le rapport de non conformité sont exacts et déclare qu'il a compris la non-conformité. Toute divergence d'opinion concernant les faits est résolue. Les points non résolus sont enregistrés.

      Critères d'audit
      Preuves d'audits
      Ensemble de politiques, déclarations de faits ou autres informations, pertinents pour l'audit, et qui sont vérifiés.
      ( les preuves d'audit peuvent être qualitatives ou quantitatives )
      Enregistrement, déclaration de faits ou autres informations, pertinents pour l'audit, et qui sont vérifiés, ( les preuves être qualitatives ou quantitatives )
      = Constats d'audit
      Résultats de l'évaluation des preuves d'audit recueillies par rapport aux critères d'audit.
      -->Conclusions d'audit
      Résultats d'un audit obtenus par l'équipe d'audit après avoir étudié tous les constats d'audit

      Réunion de clôture

      Avant la réunion de clôture , les membres de l'équipe d'audit se réunissent pour :

      • revoir les constats et toutes autres informations appropriées recueillies pendant l'audit,
      • préparer une liste complète des constats de l'audit,
      • s'accorder sur les conclusions de l'audit,
      • définir les rôles et les tâches pour la réunion de clôture,
      • préparer des recommandations, si cela est prévu dans le plan d'audit,
      • discuter des actions de suivi d'audits ultérieurs si nécessaire.

      Dirigée par le responsable de l'équipe d'audit, en présence des responsables des fonctions auditées, elle a pour objectifs de :

      • présenter les constats et conclusions d'audit ( comprises et acceptées par l'audité ),
      • résoudre toutes les divergences d'opinion ( ou faire le constat des divergences ),

      Pour accoître les chances de réussite, les auditeurs doivent :

      • Présentation des observations de l'audit,
      • Synthèse,
      • Conclusion,
      • Accord de l'audité,
      • Utiliser un mode impersonnel,
      • Accorder le bénéfice du doute,
      • Ne pas mettre la Direction en porte à faux devant ses collaborateurs,
      • Ne pas faire de suggestions à priori,
      • Ne pas juger la compétence des individus,
      • Eviter l'effet de surprise.

      Rapport d'audit

      Le responsable de l'équipe d'audit est chargé de la préparation, de la précision et de l'exhaustivité du rapport d'audit,

      Le rapport d'audit fournit un compte rendu fidèle de l'audit et contient des conclusions telles que :

      • la conformité du système de management aux critères d'audit définis dans le champs d'audit,
      • la mise en oeuvre efficace du système de management dans le champs de l'audit,
      • la capacité du processus de revue de Direction à assurer l'adéquation et l'efficacité continues du systéme de management.
      • Selon le cas le rapport d'audit comprend également, ou fait référence au éléments suivants :
      • l'identification de l'organisme audité et celle du client de l'audit,
      • les objectifs, le champ et le plan convenus,
      • les critères d'audit, y compris la liste des documents de référence sur lesquels s'est appuyé l'audit,
      • la (les) date(s) de l'audit et le(s) lieu(x) où il a été réalisé,
      • si nécessaire, la période couverte par l'audit,
      • les constats d'audits,
      • l'identification des représentants de l'audité participant à l'audit,
      • l'identification des membres de l'équipe d'audit,
      • un résumé du processus d'audit, y compris tous les obstacles rencontrés,
      • une déclaration relative à la nature confidentielle du contenu,
      • une liste de diffusion pour le rapport d'audit,
      • la preuve que les objectifs et le champs d'audit ont été respectés conformément au plan d'audit,
      • toute action reconnue.

      Suivi d'audit

      L'audité est chargé de déterminer et de déclencher toutes les actions correctives nécessaires pour traiter une non-conformité. Il convient de mener les actions correctives et les actions de suivi ultérieures qui peuvent inclure des audits supplémentaires, dans les délais convenus. Il convient que l'audité informe le client de l'audit de l'état d'avancement des activités d'action corrective

      Il convient de vérifier les actions correctives conformément à la procédure documentée appropriée. Un rapport de suivi peut être préparé et diffusé d'une façon similaire à celle du rapport d'audit original.