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La conduite de réunion efficace

Conditions pour avoir des réunions efficaces

Le travail en groupe est un moyen efficace à la condition d'avoir un minimum de méthode acceptée par tous, d'éviter la routine et les habitudes, d'accepter la critique et innovation en permanence.

Ne se réunir que pour un objectif clair et précis

Chacun d'entre nous a une multitude d'activités et ne peut se permettre de perdre du temps en réunions stériles. La réunionnite, qui a tendance à sévir un peu partout, doit être pourchassée sans répit.

Indiquer à l'avance :

  • Le problème à résoudre.
  • L'information qui s'y rattache, théorique (documents), pratique (expérience).
  • Les solutions proposées de façon à ce que chacun réfléchissant à l'avance, le jour de la réunion ne sera plus que la mise en commun des préparations préalables.

Ne se réunir que si c'est le moyen le plus efficace

Avant de convoquer une réunion faire le tour des autres moyens : téléphone, notes écrites, contacts individuels, etc... et choisir le plus efficace.

Les critères de choix pourraient être :

  • la meilleure compréhension
  • avoir des réactions immédiates
  • par l'affrontement, susciter des réactions et des initiatives
  • avoir en même temps des opinions différentes
  • consulter en même temps les gens concernés
  • développer l'esprit de compréhension réciproque

Ne réunir que les gens concernés

Ne pas tenir compte du rang, du titre, des habitués. Le seul critère pour être participant est d'être concerné. Lorsqu'une personne est concernée, elle pariera de son problème, elle sera compétente. On pourra ainsi cerner sérieusement le problème à régler.

Les gens concernés risquent cependant de rester bloqués sur les aspects particuliers de leur compétence due, soit à leur connaissance du problème, soit à la place qu'ils occupent dans le problème à régler. Il faudra veiller à l'écoute des différents points de vue pour intégrer ce que chacun peut avoir de valable à dire et permettre l'évolution de chacun vers une solution acceptable pour tous.

Fixer l'objectif à l'avance avec l'accord des participants

Remettre à chacun une convocation précise et détaillée avec note explicative et demande de suggestions afin que chacun prépare les arguments nécessaires pour défendre son point de vue.

Prévoir, pour chaque point à examiner, la fourchette de temps qui y sera consacré pour que tout le monde puisse s'expliquer, accepter les points de vue opposés et arriver à se mettre d'accord par l'évolution des parties en présence.

Eliminer tout contact avec l'extérieur

Le temps de réunion est trop précieux pour le dilapider avec des interruptions dues à des appels extérieurs. Le monde ne s'est jamais écroulé parce qu'une personne ne pouvait être atteinte. Une fois la règle admise, chacun s'en porte mieux et surtout le groupe peut travailler en toute tranquillité.

On ne se rend pas assez compte qu'une personne, répondant au téléphone ou acceptant des interruptions, gêne l'ensemble du groupe qui n'ose poursuivre ses débats. On se voit obligé de rappeler ce qui a été dit pendant l'absence. C'est ainsi que l'on casse l'évolution d'un groupe

Conscience d'un minimum de rigueur

L'exactitude est un facteur important d'efficacité. Lorsque l'animateur est en retard, on ne peut commencer sans lui. Lorsque ce sont des participants, les personnes exactes sont pénalisées. Elles perdent leur temps à attendre les retardataires. Ce qui est vrai au début est tout aussi vrai pour la fin de la réunion. Une réunion d'une heure ne doit pas durer deux heures. Une réunion de deux heures ne doit pas durer trois. C'est ainsi que l'on crée la lassitude chez les participants.

Le centrage : faire aussi la chasse aux apartés. Ce qui est dit hors du groupe à son voisin pourrait intéresser l'ensemble. Pourquoi ne pas le faire immédiatement ? Si c'est hors du sujet, cela perturbe et freine le travail du groupe.

Participation active de tous

  • Chaque participant doit apporter sa contribution au travail de l'ensemble. Cela suppose une préparation minimum. Ne pas s'exprimer, c'est priver le groupe d'un apport intéressant et unique.
  • Chacun doit faire l'effort pour écouter celui qui parle. C'est le seul moyen pour le groupe de progresser. Parler et écouter sont les deux éléments de base de l'efficacité collective.
  • L'apport de chacun doit être original, c'est-à-dire issu d'une réflexion et d'un expérience personnelle que l'on communique aux autres.

Choisir une méthode appropriée

Chaque réunion pouvant être différente, on ne peut utiliser la même méthode pour une réunion d'information de recherche ou de décision. Chacune nécessite des outils différents, soit en utilisant ceux existant, soit en inventant d'autres méthodes plus efficaces compte tenu du groupe ou du problème.

Démasquer les obstacles cachés

Certaines réunions piétinent alors que toutes les conditions requises ont été réunies. C'est le moment d'en rechercher les causes :

  • antagonisme de personnes, conflits d'autorité, conformisme
  • sujets choisis délicats, gênants, inopportuns
  • perturbation due à l'horaire, à la durée, à la méthode, etc...

Une amélioration est toujours possible lorsque chacun des membres du groupe assume ses responsabilités : d'animateur, de participant, de secrétaire, de rapporteur, etc... Aucune de ces fonctions n'étant supérieure aux autres, l'harmonie naîtra quand celui qui a accepté une tâche l'accomplira en respectant la définition des fonctions faite par le groupe, seul élément régulateur.

Les différents types de réunions selon leurs objectifs

Type 1 : Réunion d'information descendante

L'animateur est censé en savoir plus que le groupe.

Il est important que le groupe puisse poser des questions pour édaircir ou approfondir certains points.

Pour favoriser cet échange, l'animateur peut être consciemment succinct et caricatural voire provocateur.

Type 2 : Réunion d'information ascendante

Le groupe est censé détenir de l'information que l'animateur ne connaît pas ou souhaite compléter ou valider.

Type 3 : Réunion de résolution de problème

Il s'agit de résoudre un problème ou de donner un avis ou de prendre une décision.

Il est important de bien préciser si le groupe a le pouvoir de décision ou est seulement consulté.

Type 4 : Réunion de discussion

L'objectif est de permettre au groupe de discuter, d'échanger sur un thème. Le but à plus long terme recherche l'évolution du groupe, le rapprochement des points de vue, voire une position commune.

Les étapes nécessaires pour qu'une réunion soit efficace

Avant la réunion

Animateur

 

Participant


1) Définissez les objectifs 2) Sélectionnez les participants 3) Contactez les participants pour confirmation de leur disponibilité 4) Retenez la salle de réunion et prenez les dispositions pour l'aménagement et les rafraîchissements 5) Préparez l'ordre du jour 6) Lancez les invitations et distribuez l'ordre du jour 7) Contactez les non-participants 8) Faites une dernière vérification de la salle de réunion   1) Retenez votre emploi du temps pour la réunion 2) Confirmez votre participation 3) Définissez votre rôle 4) Déterminez ce dont l'animateur a besoin venant de vous 5) Faites des suggestions pour le choix des autres participants 6) Connaissez les objectifs 7) Sachez où et quand vous réunir 8) Accomplissez le travail préparatoire nécessaire

Pendant la réunion

Animateur
Participant

1) Commencez sans tarder 2) Respectez l'ordre du jour 3) Maîtrisez le temps 4) Limitez/Contrôlez la discussion 5) Suscitez la participation 6) Aidez à la résolution des conflits 7) Clarifiez les actions à mener 8) Résumez les résultats   1) écoutez et prenez part à la discussion 2) Faites preuve d'une grande ouverte d'esprit I.-Soyez réceptif 3) Ne déviez pas de l'ordre du jour ni de l'objectif 4) Limitez les apartés et évitez d'être distrait 5) Posez des questions pour une bonne compréhension 6) Prenez des notes sur les actions que vous devez mener

Après la réunion

Animateur
Participant

1) Remettez la salle en ordre et rendez les équipements 2) évaluez-vous en tant qu'animateur 3) Envoyez les feuilles d'évaluation aux participants 4) Distribuez un compte rendu des discussions 5) Menez toutes les actions décidées 6) Suivez l'application des actions   1) Remplissez la feuille d'évaluation

2) Relisez le compte rendu des discussions 3) Faites un rapport verbal aux personnes intéressées 4) Menez les actions décidées en commun 5) Suivez l'application des actions décidées

25 Idées pour améliorer vos réunions

Ces idéés peuvent vous êtres utiles aussi bien dans le rôle d'animateur de la réunion que dans celui de participant ... actif et intelligent.

1. Avant une réunion, vérifiez si elle est bien indispensable: ne pourrait-on traiter le problème ou faire circuler l'information autrement [entretiens directs ou par téléphone. échanges de lettres ou de documents)?

2. Faites connaître l'ordre du jour et la durée globale de la réunion à l'avance aux futurs participants et consultez-les éventuellement à ce sujet.

3. Vérifiez que les personnes convoquées sont bien les personnes compétentes et concernées.

4. Ne dépassez pas la dizaine de participants.

5. Programmez la réunion à un moment et dans un lieu appropriés.

6. Préparez la réunion, et incitez chaque participant à faire de même.

7. Commencez la réunion à l'heure.

8. Au début de la réunion. rappelez les objectifs. l'ordre du jour. l'horaire prévu. les règles du jeu.

9. Intégrez éventuellement de nouvelles propositions sur l'organisation de la réunion. si cela vous semble souhaitable et possible.

10. Aménagez l'espace: tables, tableaux. disposition de chacun dans la salle.

11. Prévoyez une durée pour chaque point à traiter et une marge pour les imprévus.

12. Faites enregistrer ce qui se dit: compte-rendu par un secrétaire de séance et utilisation du tableau.

13. Pour chaque point de l'ordre du jour, recensez les informations disponibles et faites préciser les positions. opinions ou sentiments en présence.

14. Provoquez les échanges les plus larges entre participants, évitez que la discussion soit monopolisée par quelques-uns et sollicitez la participation de ceux qui s'expriment le moins.

15. Favorisez le développement d'un climat d'écoute mutuelle et d'ouverture à autrui.

16. Utilisez de façon positive les oppositions et les conflits comme sources de progrès: faites qu'on s'attaque aux problèmes, pas aux personnes.

17. En cas de désaccord important, dédramatisez et faites expliquer les thèmes en présence, afin de cerner les points de divergence et les points de convergence.

18. Acceptez les variations de rythme, les silences, les phases de piétinement ou de blocage et sachez les traverser en gardant votre confiance dans les capacités du groupe à surmonter les difficultés qu'il rencontre.

19. Soyez sensible aux déviations "hors sujet" et aux apartés, et cherchez à les récupérer ou à les intégrer "en douceur" en recentrant si nécessaire.

20. Faites des synthèses partielles afin de dégager les acquis de la discussion et de préciser l'état d'avancement par rapport à l'ordre du jour.

21. Surveillez régulièrement et rappelez parfois le temps passé et le temps disponible.

22. Que vous vous impliquiez ou non dans le débat sur le fond, gardez suffisamment de recul pour ne pas perdre de vue l'ensemble de la dynamique du groupe et de la réunion.

23. Vérifiez que l'analyse de la situation est suffisante avant que les conclusions soient tirées ou les décisions prises.

24. Terminez la réunion à l'heure.

25. Ne levez pas la séance sans une conclusion ou une synthèse finale, par exemple un rappel de ce qui a été dit ou décidé ou un point sur l'état final d'avancement, par rapport aux objectifs et à l'ordre du jour prévus au départ.