Comment rédiger et préparer un rapport d'audit ?

Le Rapport d'Audit est un document essentiel. En dehors des acteurs directs, il est destiné
à des personnes qui n’ont pas participé à l’audit et qui doivent s’en faire « une bonne idée ». Il s’agit de :

• ceux qui auront à prendre les décisions : les membres des instances d’accréditation ou de certification ;

• ceux qui assureront le suivi : les responsables des plans d’action à mettre en oeuvre, ainsi que la direction de la société, au moment de la revue de direction.

Un rapport d’audit comprend généralement :

• une page de garde comportant les renseignements généraux ;

• le plan d’audit ;

• une synthèse de l’évaluation ;

• la note de commentaires de chaque auditeur ;

• le procès-verbal de la réunion de clôture ;

• les éventuelles fiches de non-conformités et surtout les plans d’action qui sont mis en oeuvres avec les noms de ceux qui les prendront en charge et/ou les suivront ;

• les non-conformités antérieures, s’il en existe, soldées ou non.

Comment rédiger vos non-conformités ?

Attention, vous rédigez pour :

• l’organisme : votre compte rendu d’audit sera diffusé au moins auprès de ceux qui ont été interviewés. Il faut que chacun, quel que soit son niveau de culture, comprenne votre langage et que celui-ci soit bien le reflet de ce que vous avez dit (une semaine ou plus après votre passage, ce que vous avez dit s’est peut-être envolé de votre mémoire ou s’est déformé…) ;

• l’instance d’accréditation ou de certification qui va décider à la seule lecture de votre rapport. Êtes-vous bien clair ? Pesez bien vos conclusions. Ne faites-vous pas le grand écart entre vos non-conformités et vos commentaires ?

L’esprit du rapport d’audit doit refléter le point de vue de l’équipe d’audit. La décision d’attribution ou non se fait sur une impression d’ensemble. Une remarque isolée ou quelques atténuations apportées à un jugement sévère ont peu de poids pour qui ne connaît pas le contexte précis.