I. L'archivage électronique dans les entreprises - Retour au menu
Parmis les principales motivations de la mise en place d'un système
d'archivage électronique dans les entreprises, on peut citer les
suivantes :
- Optimiser l'accès à l'information (68%)
- Conserver à long terme des documents (patrimoine
informationnel) (62%)
- Conserver à des fins de preuve en cas de litige ou de
contrôle administratif (58%)
- Avoir une approche globale papier et électronique (56%)
( Source étude Serdalab/FNTC septembre 2008 )
Optimiser l'ACCES A L'INFORMATION → Pour gagner en
productivité et en efficacité, la recherche d'un document doit être simple et rapide. Pour être accessibles où que l'on se
trouve(en réunion, en déplacement, ...), et à tout moment, les
documents doivent être centralisés et pouvoir être partagés en
toute sécurité par des utilisateurs autorisés.
Les + e-coffrefort.fr : Accès en ligne (WEB), Moteur de
recherche, indexation des documents, accès multiutilisateurs.
Accès sécurisé SSL, cryptage des
informations.
CONSERVER A LONG TERME → De nombreux documents doivent être conservés sur des décennies, pour répondreà des contraintes légales et des besoins probatoires liés à la vie
d'entreprise (litiges, sinistres ...).
Les + e-coffrefort.fr : Une copie certifiée conforme des documents d'origines est externalisée sur des
infrastructures hautement sécursiées. La lisibilité des
documents à 30 ans et plus est garantie (Format PDF).
GARDER DES PREUVES → En cas de litige ou de contrôle administratif et en l'absence d'original, pour que les documents
présentés puissent avoir valeur probante, il est important de
prouver qu'ils sont totalement conformes aux documents
d'origine (norme AFNOR NFZ42-013, art.1348 du CC).
Les + e-coffrefort.fr: Une copie conforme (horodatée et à valeur probante) des documents d’origine est centralisée
et accessible immédiatement en ligne (en référence à la
norme AFNOR Z42-013).
GAIN DE PLACE → Nécessité de trouver une réponse au problème d'espace occasionné par le volume de plus en plus
important de documents présents dans chaque bureau.
Les + e-coffrefort.fr : Réduction considérable du nombre de papier, économie de place, diminution des coûts de
stockage.
ACCESSIBILITE ET SIMPLICITE → La dématérialisation occasionne des changements importants au sein d'une
organisation. Il est indispensable que les solutions envisagées
soient simples à utiliser, facile à mettre en oeuvre et peu
coûteuse en terme de déploiement.
Les + e-coffrefort.fr : outil convivial et intuitif, 8 modes de dépôt des documents intégrés au service (ScanDirect,
TéléDirect, PrintDirect ...).
II. Les documents à conserver et protéger - Retour au menu
Identité et vie de l'entreprise
Les documents identifiant l'entreprise ne sont pas à l'abri d'un
sinistre, d'une perte, d'un vol ... C'est pourquoi il vaut mieux faire
une copie de ces documents obligatoires pour une société. La
durée de conservation des documents peut aller jusqu'à 30 ans.
Documents légaux :
- K bis, Siren, code Naf
- Statuts de la société
- Pacte d'actionnaire
- Publication légale
Vie de l'entreprise :
- PV d'Assemblées
- Registres de présence et pouvoirs
- Rapport du gérant ou du CA
- Rapport du commissaire aux comptes
- Opérations de capital
- Registre de mouvements de titre
- Actes divers
- Business plan
- Projets préparatoires
Innovation
La mise au coffre de documents liés à l’innovation permet de leur
donner date certaine et garantir l’antériorité de l’idée, du process…
- Innovation, idées, inventions
- Processus et procédures
- Cahiers de laboratoire
- Documents confidentiels
Contrat
Il s'agit de tous les contrats de l'entreprise qui doivent être
centralisés et consultable par les personnes autorisées à tout
moment et en tout lieu ...
- Contrats d'assurance
- Contrats clients importants
- Contrat de prévoyance
- Sous traitance
- Fonds de commerce
- Crédits baux
- Baux
- Contrats généraux
- Lettres de mission (avocat, expert comptable, conseiller
juridique)
Personnel
- Contrats de travail
- Déclarations et documents légaux
- Lettre embauche
- Correspondance
Banque
- Convention des comptes
- Accords spécifiques
- Correspondance
- Contrat de prêt
- Relevé bancaire
- Ordre de versement
- RIB
Clients et fournisseurs...
Tous ces documents doivent être conservés pendant 10 ans et
peuvent être demandés dans le cadre d'une procédure.
Il est donc nécessaire de pouvoir les consulter à tout moment et en
tout lieu.
- Contrats
- Conditions générales de vente
- Tarifs
- Bons de commande
- Bons d'accusé de réception de commande
- Bons de livraison
- Factures
- Correspondances
Autres documents
- Biens meuble et immeuble
- Acte
- Documentation technique
- Manuel des procédures
Parc roulant et véhicules
- Contrat de leasing
- Facture d'achat
- Carte grise
- Contrat d'assurance
- Contrat d'entretien
Parc matériel
- Machines
- Mobilier
- Outillages
Gestion comptable
Avec votre autorisation, votre expert comptable pourra déposer tous les documents liés à sa lettre de mission dans votre coffre fort.
- Documents comptables
- Contentieux
- Impôt/taxe
- Gestion sociale
- Convention
- Relation syndicale
III. Autres conseils - Retour au menu
En fonction de vos habitudes et de vos méthodes de classement, vous trouverez peut-être plus facile de procéder par chronologie ou
tout autre critère… Quelque soit le mode retenu, l’expérience
montre que l'important est de faire simple !
Rappels d'échéance
En associant une alarme à un document déposé ou un mémo créé par vos soins, assurez-vous d’être toujours prévenu à temps et de
n’oublier aucune démarche lors de :
- Renouvellement de contrat
- Rappel documents nécessaires à la réalisation d'une
réunion, ou en tant que support.
- Fin de garanties
- Extension de garanties
- Date limite imposée par votre fournisseur
Accès mutli-utilisateurs
La gestion multi-utilisateurs du coffre est assuré par le titulaire du
coffre en tant qu'administrateur . C'est lui qui définit le code d'accès
au compte, son profil ...
Cette fonction est idéal pour les entreprises désirant se servir du
coffrefort virtuel comme un outil de GED (Gestion Électronique des
Documents).
Certificats d'authenticité
Tous les documents dont vous souhaitez que la date de dépôt et l’authenticité soit certifiées, notamment ceux qui engagent votre
responsabilité personnelle ou professionnelle.
Mémos
Il n'est pas toujours nécessaire de déposer un document, les mémos permettent de saisir en ligne tout type d’informations et de
les consulter aussi à tout moment et en tout lieu…
Idéal pour la préparation d'une réunion (date, ordre du jour,
participants …)
IV. Faire un dépôt - Retour au menu
Avec PrintDirect®
Le logiciel Print Direct se présente comme une imprimante
(virtuelle) qui vous permet de déposer dans votre coffre n'importe
quel document par une simple impression. (conversion automatique
au format pdf).
Avec TéléDirect® (Drag&Drop)
La fonction télédirect est très un outil simple et rapide.
Ce mode de dépôt, réservé aux entreprises, vous permet en un déplacement, de mettre une grande quantité de documents dans
votre coffrefort virtuel.
Avec un scanner
Si vous disposez d'un scanner, télécharger et installer sans tarder notre assistant scanner ScanDirect®..
L'assistant scanner "ScanDirect" est un logiciel exclusif développé par l'OFSAD. Il permet en un seul clic de piloter votre scanner et de
déposer directement le document ainsi numérisé dans votre
e-coffrefort sans connaissance technique particulière.
Avec un fax
V. Le Coffre-fort Virtuel® de l'OFSAD : Caractérisiques et fonctionnalités générales - Retour au menu
Gestion des utilisateurs
- Gestion multi-utilsateurs - Gestion des profils et de l'accès aux dossier
- Fonctionnalités paramétrables par utilisateur
- Migration en ligne d'un pack à l'autre (ascendant)
Dépôt de documents PAPIER
- Dépôt en 1 CLIC par scanner avec le logiciel ScanDirect® (multi-pages)
- Dépôt par télécopie
- Dépôt par courrier
- Création de mémos en ligne
- Visualisation / impression en ligne
- Engagement de restitution de documents toujours lisibles et exploitables dans 30 ans
Dépôt de documents NUMERIQUES (PDF, Photos, Word, Excel…)
- Par téléchargements multiples
- Dépôt de photos avec le logiciel PhotoDirect®
- Par "glisser-déposer" ou "copier-coller"
- Par imprimante virtuelle PDF
- Transfert de coffre à coffre et gestion d'AR (coffres collaboratifs) avec CoffreDirect®
- Par envoi d'un CD-R
- Par des tiers autorisés dans le coffre de l'utilisateur (factures, bulletins de salaires, garanties…)
- Filtrage sur formats et/ou taille des documents
Certification conforme - Valeur probante
-
Renvoi par email de duplicata "Certifié conforme" au document d'origine
- Certification de la date de dépôt - horodatage
- Vérification en ligne du Certificat par tout correspondant
- Certification par Tiers de Confiance (en référence à la norme AFNOR Z42-013) :
- Enregistrement séquentiel et horodaté des documents
- Journal de traçabilité des connexions au coffre
- Journal de traçabilité des évènements sur les documents
- Contrôle d'intégrité permanent par comparaison d'empreintes numériques (MD5)
- Scellement de l'ensemble sur supports inaltérables et visés par huissier
Alarmes multiples programmables (E-mail / SMS en option)
- sur tous documents (d'origine papier, numérique et mémos)
Transmission successorale
- Solution de transmission de documents aux ayants-droits
- Modèle de testament simplifié
Classement et gestion des documents
- Annotation des documents
- Moteur de recherche intégré sur documents, dossiers et annotations
- Fonction de tri par nom, type de document et date de dépôt
- Création / modification/ suppression de dossiers
- Renommer / déplacer / supprimer / transmettre un documents
Autres services
- Guide des documents à protéger
- Accusés de dépôt au coffre par email (fax, Cdrom, courrier)
- Gestion de procuration
- Historique des transactions
- Restitution des documents sur CD-Rom
Confidentialité
- Gestion cryptée de l’authentification (SSL)
- Cryptage des transmissions (SSL)
- Cryptage des documents (3-DES)
- Agréement CNIL sur détention de données extrêmement sensibles
- Responsabilité pénale des dirigeants
Sécurité
- Data Centers : Contrôle d'accès, systèmes anti-intrusion, anti-incendie…
- Redondances des systèmes, multiples sauvegardes journalières…
- Duplication possible des documents sur serveur de sauvegade chez le partenaire Option
Caractéristiques
- Capacité de stockage Illimitée Par tranches
- Nombre de dossiers illimités
- Durée de conservation (en décennies)
VI. Usages et intérêts du Coffre-fort Virtuel - Retour au menu
| ENJEUX DE L'ARCHIVAGE |
EXEMPLES CONCRETS |
SOLUTIONS
Coffre-fort Virtuel |
| Centraliser |
J'ai besoin qu'une copie de tous les documents qui engagent mon entreprise soit accessible en un lieu unique, même si l'original est conservé dans un bureau différent ou un établissement
secondaire. |
> Une copie conforme (horodatée et à valeur probante)
des documents d’origine est centralisée et accessible
immédiatement en ligne (en référence à la norme AFNOR Z42-013)
Modes de dépôts multiples, même par des tiers. |
| Sécuriser |
Mon entreprise est victime d'un sinitre, elle fait l'objet d'un
contrôle … |
> Une copie certifiée conforme des documents d’origine est
externalisée sur des infrastructures hautement sécurisées |
| Accéder |
En déplacement, j’ai besoin d’accéder en temps réel à un
document (Kbis, contrat, bilan...) |
> Une simple connexion Internet me permet d’exploiter,
même à distance, tous les documents de mon coffre. |
| Rechercher/Retrouver |
Je dois fournir d'urgence un document archivé depuis plusieurs
années et je me perd dans mes archives... |
> Grâce à l'indexation des documents et la fonction
recherche, votre document est accessible en moins de 20
secondes. |
| Partager |
Plusieurs de mes collaborateurs de l'entreprise ont besoin
d'accéder, sur place ou en déplacement, à la base documentaire
de l'entreprise. |
> Vous donnez un accès au coffre à vos collaborateurs ou
partenaires externes. En fonction de leur profil, Ils pourront
déposer, accèder et exploiter les dossiers et documents
autorisés. |
| Récupérer un document lisible |
Je doit relire un document qui a été archivé il y a plusieurs
années, sera t-il intact ? |
> Les documents déposés au coffre avec les outils ScanDirect, PrintDirect, FaxDirect... sont automatiquement transformés au
format PDF. L'OFSAD garantit la lisibilité sur des décennies de ces documents. |
Gagner de la place
Réduire des coûts |
Je souhaite gagner de la place, optimiser le classement des
dossiers et réduire les coûts d'impression. |
> Les documents originaux peuvent être immédiatement
archivés. |
Gérer
Exploiter |
Je désir organiser mes dossiers et sous-dossiers à ma guise.Je
veux éviter une échéance qui peut coûter cher ( échéance d'un
contrat, révision de prix, démarches légales, garanties ...).
Je veux optimiser la gestion de mes documents. |
> Paramétrage d'alarmes multiples sur les documents.
Une note explicative peut être attachée aux documents et
sera visible par un survol de souris.
> Vous pouvez modifier l'organisation des dossiers, sousdossiers
proposée : créer, modifier, renommer...
simplement votre alarme afin d'être prévenu par e-mail
quelques semaines, jours avant l'échéance. |
| Donner valeur probante |
Je doit prouver l'antériorité de certains documents (innovations,
cahiers de laboratoire, documents légaux ou fiscaux ...).
Je souhaite horodater certains documents et être en mesure de
justifier leur valeur probante (courier, e-mail ...) en cas de contrôle
ou de litige. |
> En cas de litige ou de contrôle, les documents présentés
auront valeur probante. L'horodatage et la conformité aux
documents d'origine en référence à la norme AFNOR Z42-013
sont garantis. |
VII. Créez votre coffre ! - Retour au menu
Particuliers, familles, professionnels, expatriés... vous pouvez désormais disposer d'un coffre-fort en ligne personnel, sur mesure, avec
des services uniques, 365 jours par an, 24h sur 24.
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Le Pack SOLO vous permet de disposer d'un coffre-fort sur mesure et illimité pour tous vos documents papiers.
- dépôt par scanner
- dépôt par télécopie
- dépôt par courrier
- création de mémos
- visualisation en ligne
- impression de documents
- accès illimité
- mise en service offerte |
Le Pack DUO gère aussi vos documents numériques et propose de nouvelles fonctions à valeur ajoutées.
Fonctions Pack SOLO, plus :
- dépôt de fichiers par téléchargement et imprimante virtuelle
- programmation d'alarmes
-annotations des documents
- dépôt initial par CD-R
- option FAMILY pour
3 accès individualisés avec dossiers privés et partagés |
Le Pack PRO est l'outil indispensable de la gestion professionnelle avec l'apport de la certification pour tous vos documents papier et électroniques.
Fonctions Pack DUO , plus :
-traçabilité des documents  certification dates dépôt
- certification intégrité
des documents
-vérification en ligne du Certificat de Conformité
- factures en ligne TVA
- option FAMILY pour
3 accès individualisés avec dossiers privés et partagés |
Le Pack OFFICE est dédié à l'utilisation en milieu professionnel ou collectif (Prof. libérales, TPE, groupe de travail, Associations...),
pour un usage autre que strictement personnel.
Fonctions Pack PRO, plus :
- accès multi-utilisateurs avec gestion individuelle des profils et des dossiers
- dépôt par Drag & Drop
et Copier/Coller
- alarmes multiples par document (début 2008)
- capacité à partir de 10.000 équivalant pages déposées au coffre avec ScanDirect®. |
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