La pression croissante des clients pour être livrés avant même d'avoir passé leur commande rend de plus en plus en difficile l'atteinte des taux de services fixés par la direction. Il est donc impératif d'optimiser ses moyens de distribution pour répondre ou anticiper la demande. Au delà de l'aspect coût de la plate-forme, il s'agit souvent de rechercher une meilleure réactivité et une meilleure qualité de préparation. Pour y parvenir, il faut avant tout savoir ce que l'on vend, comment le produire ou l'acheter, et enfin comment le stocker. La fiche article « logistique » est le support adapté à la consignation de ces données et à la communication entre les différents services et / ou partenaires de l'entreprise. Une revue régulière des données, permet d'établir des plans d'actions dans tous les services concernés afin d'améliorer le taux de service. Pascal MARCELOT, consultant en Supply Chain Management et membre du réseau DIALOGIS, est convaincu du rôle primordial que joue la fiche logistique et nous explique pourquoi.

Dans de nombreuses PME/PMI, voire dans des sociétés plus importantes, les informations logistiques de la fiche article sont insuffisantes pour être à même d'optimiser la chaîne logistique.
Ceci pour deux raisons majeures :
- La pauvreté des informations saisissables dans les ERP dits à destination des PME/PMI (l'aspect logistique est souvent inexistant) ;
- Le cloisonnement entre les services et l'absence de responsable du renseignement des données.
Sans ces informations il est presque impossible d'optimiser son entrepôt ou de permettre aux prestataires logistiques de répondre précisément à un appel d'offre :
- Emplacements de stockage mal adaptés du fait de la diversité des tailles et des poids : place perdue dans l'entrepôt ;
- Pickings désorganisés par la méconnaissance des rotations : temps perdu en réapprovisionnement, sur le parcours ;
- etc.

Mais s'il est aisé d'admettre qu'une fiche article complète est indispensable à la maîtrise de la performance de l'entreprise, la mise en oeuvre reste complexe car elle implique de nombreux acteurs internes et externes. Les différentes personnalisations demandées par les clients augmentent encore la difficulté.
De plus, ces informations doivent être vivantes et évoluer en fonction de :
- La typologie des commandes
- Les contraintes d'achats ou de production.
Au delà de l'aspect organisationnel, il est d'abord important de définir ce que doit contenir la fiche article pour convenir à l'activité de l'entreprise. En effet, les mêmes données peuvent être soit indispensables soit uniquement présentes à titre d'information en fonction du secteur d'activité.

ILLUSTRATION PAR UNE ACTIVITE DE NEGOCE
Quelles informations dans la fiche article logistique ?

Informations commerciales : Que vend-on et comment ?
- Quantité minimum de vente
- Quantité minimum de prélèvement
- Volume de vente par conditionnement (en palette complète, en couche, en emballage, en sous-emballage, en pièce)
- Les différentes périodes de vente (saisonnalité)
Ces informations sont issues des statistiques de ventes.

Informations achats : Comment achète-t-on ?
- Quantité minimum d'achat / de fabrication
- Conditionnement minimum (en palette complète, demi-palette, en couche, en emballage, en sous-emballage, en pièce)
Ces informations sont issues des conditions d'achats ou de la gestion de production.

Informations produits : Quelles sont les caractéristiques physiques des articles ?
- Conditionnement ou unité logistique (palette, couche, emballage, sous-emballage, unité, etc.)
- Poids, dimensions de chaque conditionnement ou unité logistique
Ces informations sont à fournir par la production ou par les fournisseurs.

Informations d'entreposage : Comment doit-on gérer ces produits dans l'entrepôt ?
- Type de stockage en réserve, zone de stockage
- Type de prélèvement en picking, zone de prélèvement en picking, positionnement dans le picking
- Type de réapprovisionnement
- Données à tracer : lot, numéro de série, température ...
- Eléments nécessaires au respect de la réglementation ICPE (Installations Classées pour la Protection de l'Environnement)
Ces informations sont à déterminer par l'équipe logistique. Elles permettent de configurer l'entrepôt en terme d'équipement de stockage et de définir les zones d'activité en fonction des produits.

A première vue, les 3 premiers types d'information (ventes, achats, produits) permettent de déterminer les informations d'entreposage. C'est d'ailleurs le processus qui est suivi lorsque l'on réalise une étude d'implantation des moyens de stockage ou une réorganisation des processus et des zones de picking. Par exemple :
- Le conditionnement « standard » d'achat détermine la taille des emplacements de réserve
- Les volumes de vente journaliers permettent de définir la capacité des emplacements picking et le type de réapprovisionnement à mettre en oeuvre (conditionnement de réception complet ou partiel)
- Le nombre d'occurrences dans les commandes d'une référence indique le nombre journalier de passages par un emplacement picking et donc comment il faut organiser le chemin de prélèvement.
- etc.

Comment déterminer les informations d'entreposage ?

La première action à effectuer est d'obtenir des statistiques de vente par conditionnement pour chaque référence article et ensuite essayer de constituer des familles logistiques en les regroupant par leurs caractéristiques
– par exemple :
- physiques : poids / dimensions, centre de gravité
- prélèvement : conditionnement le plus prélevé en général et en picking
- rotation en palette complète
- rotation en picking
- nombre de prélèvement picking par jour

Pour chacune de ces familles il est alors possible de déterminer des types de stockage et des zones de stockage, des types de prélèvement et des zones de prélèvement.
Un produit à forte rotation prélevé uniquement en palette devra être rangé au plus près de la zone de flux (diminution des distances en rangement et en prélèvement). Un produit à faible rotation prélevé uniquement en palette sera rangé au plus loin des zones de picking et des quais. Un produit prélevé uniquement en picking devra être rangé au plus près des emplacements de pickings. Etc.
Il est alors possible famille par famille d'organiser la géographie du dépôt en diminuant les chemins.
Ce même raisonnement est applicable pour organiser le chemin de picking et le type d'emplacement de picking : permanent, dynamique sous rack ou sur dalle.

Comment aller encore plus loin en se basant sur ces informations ?

En essayant de simplifier les conditions de stockage et de prélèvement et en proposant au service achat et au service commercial des modifications de leurs pratiques.
En effet pourquoi commander à la palette complète un produit dont la consommation moyenne est très largement inférieure au délai d'approvisionnement. En commandant et / ou en faisant conditionner le produit à la demi-palette par exemple, on va, entre autres, gagner un « demi emplacement » picking et donc réduire la distance parcourue lors du picking.
De même si seulement 5% des commandes exigent un prélèvement à l'unité, pourquoi ne pas modifier l'unité de commande et la passer à l'emballage ou au sous-emballage ? Ceci limite les erreurs de préparation, et supprime les conditionnements ouverts dans l'entrepôt, minimisant ainsi les risques de dépréciations quantitatives et qualitatives.

CONCLUSION
La fiche article logistique, si elle ne fait pas l'activité logistique en elle-même permet tout au moins de se poser les bonnes questions.
Elle se doit d'être vivante, accessible à tous, afin de pouvoir influencer les pratiques de l'entreprise et ainsi permettre à « la logistique » d'être la plus performante possible
Une revue régulière des statistiques de vente et donc de la famille logistique de chaque article, impliquant tous les services concernés (achats, marketing, ventes, production, logistique) est fortement recommandée.
Les résultats de cette revue entraînent l'évolution :
- de l'organisation de l'entrepôt
- des conditions de vente
- du mode de passation des ordres d'achats.

Pour faciliter ce travail de réflexion la fiche article logistique, dans sa totalité, doit être supportée par l'outil informatique. Des requêtes pré-établies déterminent les familles logistiques et génèrent des alertes en cas de changement significatif. Si l'outil de gestion ne le permet pas, il est nécessaire d'envisager la création d'un outil spécifique dans une base de données de type bureautique.
Pour permettre l'optimisation des coûts de sa distribution il est préférable de mettre en place :
- un outil de gestion et de contrôle des données logistiques de la fiche article
- une organisation participative de revue des données afin de définir des plans d'actions cohérents

Plus d'informations : www.dialogis.fr